Zoom pour le plaisir et les organisations à but non lucratif

Zoom est devenu un mot, comme googler avant lui.

Au milieu de la pandémie de coronavirus et des commandes des refuges mandatés par l’État, de nombreuses réunions Zoom ont lieu, et il est surprenant que le système tienne le coup.

Les réunions Zoom peuvent être amusantes pour la famille et remonter le moral des employés, mais elles se distinguent également comme des points de contact clés, en particulier pour les organisations à but non lucratif qui souhaitent entretenir des relations avec les composants de soutien. Étant donné que le contexte social dans lequel nous vivons – la nouvelle normalité – change d’heure en heure, s’attendre à plus de réunions en ligne est une supposition sûre.

Pendant une durée indéterminée, le personnel de développement à but non lucratif ne peut pas voyager et l’économie ralentit, les réunions Zoom sont donc devenues un bon moyen de gérer les relations. Ainsi, nous apprenons tous au fur et à mesure que nous avançons.

Dans cet esprit, voici quelques recommandations pour rentabiliser vos réunions Zoom à but non lucratif (ou un logiciel de réunion en ligne similaire comme Skype et GoToMeeting) :

1) Élaborez un plan numérique de six mois, plutôt que de voyager, pour chaque segment de votre base de donateurs. Cela peut être déterminé par le montant des dons, l’âge ou toute autre désignation significative pour la mission de votre organisation à but non lucratif.

2) Donnez un titre à chacune de ces initiatives et créez une approche ou un parcours, un nombre de réunions (évitez le stress des donateurs), des points de discussion et des contributions à valeur ajoutée qui améliorent les donateurs, puis construisez le nombre de réunions autour de ce qui fonctionne le mieux pour les garder informé. Enthousiaste, engagé.

3) Créez des exemples d’invitations, de rappels et d’e-mails de suivi, un look professionnel qui donne le meilleur à l’organisation à but non lucratif.

4) Sachez que les donateurs apprennent également les logiciels de réunion en ligne, alors faites en sorte que rejoindre le lien de la réunion soit aussi simple que possible, et vous n’utiliserez probablement pas de mots de passe à moins que cela ne soit absolument nécessaire pour la sécurité.

5) Notez la réunion, c’est-à-dire ne la relevez pas. Spécifiez le sujet, les points de présentation, les résultats souhaités, les étapes d’action et la durée de la réunion – en un mot, c’est généralement mieux.

6) Vérifiez l’éclairage au préalable. Un meilleur éclairage améliore votre image et votre impact professionnels. L’éclairage – ce que les techniciens d’éclairage appellent l’interrupteur (directement sur l’orateur), l’éclairage des cheveux (au-dessus) et l’éclairage d’appoint (latéral) – fait la différence entre une réunion qui semble se dérouler dans un studio et une qui semble se dérouler dans un tunnel.

7) Vérifiez le son au préalable. Utilisez presque toujours un microphone externe

Il produit un son plus plein et plus plein et réduit l’écho.

8) Sélectionnez l’arrière-plan que vous souhaitez partager derrière l’hôte et/ou les haut-parleurs. Est-ce par défaut ou avez-vous besoin de configurer un écran vert ? Votre arrière-plan bat-il l’orateur ? L’arrière-plan peut être le logo de l’organisation à but non lucratif, si ce n’est pas gênant d’une manière ou d’une autre, ou il peut s’agir d’une carte ou d’une autre image pertinente pour votre mission.

9) S’il existe une possibilité que votre WiFi devienne instable, utilisez un câble Ethernet pour connecter votre ordinateur directement à votre routeur. Cela permet de réduire les retards et les interruptions.

10) Décidez si l’enregistrement de la réunion est nécessaire et approprié, et si vous le faites, précisez que vous devez en informer les participants en haut de la réunion.

11) Une fois que les donateurs ont rejoint l’appel, pointez-les vers le coin supérieur droit de

sur leur écran et suggérez-leur de puiser dans la présentation de l’orateur afin qu’ils puissent se concentrer sur la personne qui fait la présentation et réduire les distractions des autres. Et parlez-leur du bouton de chat en bas et de la façon de l’utiliser pour poser des questions.

12) Accueillez vos invités, remerciez-les pour leur temps, dites-leur – si cela vous convient

fins – qu’il sera mis en sourdine pour réduire les bruits involontaires de la toux, des enfants, des animaux domestiques, etc. – alors partez … et assurez-vous de terminer à l’heure à l’avance.

Des réunions Zoom bien présentées peuvent créer autant, voire plus, d’impact que les réunions en personne. Préparez-vous et pratiquez. Lancez une réunion Zoom comme les Oscars.

© Dr Rex M. Rogers – Tous droits réservés, 2020

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