Conseils pour planifier une réunion de famille, deuxième partie

Dans notre précédent article de cette série concernant la planification du regroupement familial, nous avons discuté de la nécessité de déléguer les groupes de travail sur le regroupement familial par la formation de sous-comités et de départements. Dans cet article, nous discuterons plus en détail des tâches des différents sous-comités et de la manière de procéder pour ce que chaque groupe doit accomplir de la manière la plus efficace en termes de temps.

Président du comité de regroupement familial.

Les devoirs des supérieurs sont essentiels au bon déroulement de la planification, de l’organisation et du fonctionnement des réunions. Le patron doit rendre la communication claire et efficace. Ne laisser personne dans l’ignorance quant à ce qu’il faut réaliser, comment et pourquoi.

Nommer une personne dans chaque sous-comité comme président/présidente de ce département. Les chefs de département ont les missions suivantes :

  • Organiser et planifier les réunions du service et informer les membres de ces réunions
  • Présider les réunions et maintenir la paix
  • Faites une liste des bénévoles et des affectations de travail
  • Gardez un calendrier des tâches et une liste de contrôle des travaux inachevés
  • Motiver les gens à suivre

Sous-comités de regroupement familial

Avoir le bon nombre de sous-comités est essentiel pour éviter les chevauchements de responsabilités. La liste suivante comprend les différents sous-comités de réunification et leurs fonctions respectives.

Comité de l’Alimentation

Comité d’accueil / Bienvenue

Comité des finances

Comité des communications

Comité de préparation et de nettoyage

Comité de collecte de fonds

Comité de photographie

Comité des nouvelles et des médias

Département des fournitures

Comité de santé et de sécurité

département de sécurité

Comité de généalogie et présentations

Les activités varient selon l’itinéraire de la réunion. Si les réunions sont prévues pour plusieurs jours et un grand groupe de participants, il est préférable d’attribuer des tâches à de plus petits groupes de comités d’activités.

Comité Décoration et Approvisionnement

Comité des activités extérieures

Comité des activités internes

Comité Musique et Son

Comité des voyages et des excursions

Fonctions du sous-comité du regroupement familial

Distribuez les feuilles d’instructions au président du comité approprié :
Ces informations doivent détailler les étapes impliquées dans la gestion des tâches de ce service particulier et être accompagnées des formulaires, listes de contrôle, livres et logiciels appropriés.

Programme de regroupement familial

En plus des instructions, il devrait y avoir un calendrier associé dans lequel les tâches doivent être accomplies. Ce type d’information peut être trouvé dans les organisateurs de l’organisation du regroupement familial sous forme de livres et de programmes. Je recommande le programme de planificateur de regroupement familial avec possibilité d’édition et d’impression. Les modifications nécessaires peuvent être apportées sur place, imprimées et remises au chef de service.

Écrivez-le – éditez-le – imprimez-le

Ne sous-estimez jamais les instructions détaillées et clairement imprimées. Le discours oral est bon. Mais des instructions écrites donneront à un chef de service occupé quelque chose à signaler lorsque vous n’êtes pas disponible pour le diriger.

Vous trouverez ci-dessous les titres des fiches d’instructions suggérées et des formulaires associés qui peuvent être trouvés dans un certain nombre d’organisateurs de programmes de regroupement familial.

“Fiches de comparaison des coûts et réservations d’hôtel” – Comité des voyages et des visites

“Fiche de sélection musicale” – Comité Musique et Son

Fiche d’orientation des activités – Comité des activités

“Plans/Feuille d’orientation” – Comité d’accueil

« Invitations / Flyers / Messages » – Président du Conseil d’Administration

“Planificateur de déjeuners et dîners” – Comité de l’alimentation

« Fiche d’activité » – Comité des activités

Prix/Certificats – Comité des activités

“Planificateur d’événements de la prochaine réunion” – Chef

« Documents de recherche et de présentation généalogiques » – Comité de recherche et de présentation généalogiques

Liste de contrôle du calendrier de planification du regroupement familial

Le plus important à ce stade est de suivre chaque section concernant les tâches accomplies. Pour des suivis ponctuels, vous devrez consulter quotidiennement votre calendrier/organisateur. Les planificateurs professionnels ont compilé une soi-disant liste de contrôle du calendrier bien à l’avance et suivent cette liste de contrôle quotidiennement; Vérifier les devoirs terminés et prendre des notes de suivi par dates et besoins du service.

Une liste de vérification fiable et fiable du calendrier de planification des réunions permet au président de contacter tous les présidents de comité plusieurs semaines avant l’heure à laquelle les tâches doivent être terminées. Donner aux chefs de service un rappel lorsqu’il est encore temps de faire le travail est ce qu’est vraiment le suivi.

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