Conférenciers professionnels – Comment rédiger votre contrat de réservation

Le monde des conférenciers regorge de formulaires et de contrats, le plus important étant le contrat que vous faxerez au planificateur de réunion qui a approuvé votre rendez-vous et le questionnaire pré-programme que vous enverrez au planificateur avant l’événement.

Votre crédibilité est en jeu avec chacun de ces documents – vous devez être très professionnel.

Voici le formulaire de contrat de réservation :

contrat de réservation

______________________________________________ (ABC

Société) a accepté d’embaucher ________________ (Mme la Présidente)

Pour prendre la parole à la conférence tenue à ______________ (heure)

__________________________________ (emplacement) dans

_______________(Date.

Politique d’acompte et d’annulation :

o Une retenue d’avance de 50% est exigée avec le retour de l’accord signé.

o En cas d’annulation du programme, l’orateur réservera à nouveau le programme sur
Une date mutuellement convenue sans pénalité. En raison de la possibilité de perte de revenus pour le conférencier, l’annulation de cette date moins de 30 jours avant l’événement entraînera une pénalité car l’acompte n’est pas remboursable.

Voyage et hébergement :

o Tous les frais sont tels que mentionnés, en plus des frais de déplacement. Mme Spiker réservera un billet de bus complet et les dépenses seront facturées après la fin du programme. Les billets d’avion sont toujours divisés proportionnellement lorsque l’itinéraire comprend plusieurs clients.

o Les conférenciers, les repas et le transport terrestre seront facturés directement à votre organisation.

Supports matériels :

o Veuillez noter que les documents du conférencier, écrits, oraux ou visuels, sont protégés par le droit d’auteur et ne peuvent être utilisés ou reproduits sans le consentement écrit du conférencier.

o Les participants sont facturés séparément.

audio Visuel

o Aucun enregistrement, audio ou vidéo, ne peut être effectué sans fichier
autorisation écrite préalable de l’orateur.

o L’intervenant se réserve le droit de mettre les livres à disposition
et du matériel audiovisuel à vendre ou à présenter aux participants avec l’approbation du client.

Bien qu’il soit de pratique courante pour le client de couvrir les frais de déplacement et d’hébergement, certains orateurs facturent des frais fixes pour couvrir les frais de déplacement. Cela réduit la paperasserie et c’est quelque chose sur lequel le client peut travailler dans le budget dès le début.

Je recommande de mettre en place une politique de frais fixes car cela signifie que le paiement des dépenses sera inclus dans le chèque final que vous recevrez le jour de votre participation à la conférence.

Un autre avantage d’avoir une politique de frais fixes signifie qu’il n’y a pas
Des surprises désagréables pour le client longtemps après la fin et la réception de l’événement
Facture énorme pour les dépenses.

Quelle que soit la façon dont vous décidez de gérer les dépenses, il est important d’en informer les clients à l’avance et d’être cohérent avec chaque client.

Une fois défini, vous devez envoyer un questionnaire pré-programme au client pour vous aider à adapter votre discours aux besoins de ce groupe particulier. Ce questionnaire doit couvrir des éléments tels que la confirmation de l’heure, de la date et du lieu de votre discours, l’ordre du jour du programme, si d’autres orateurs se présentent avant ou après votre discours, le sujet de la conférence, le nombre de participants attendus et toute autre information qui vous aider à le faire. Mieux vaut travailler sur scène.

Les contrats professionnels rendront votre travail beaucoup plus facile et vous donneront une apparence très professionnelle – et bien sûr que vous l’êtes !

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