Bases de l’infrastructure de bureau pour petites entreprises – Ordinateurs

L’un des défis auxquels sont confrontés de nombreux propriétaires de petites entreprises est d’identifier la technologie nécessaire pour démarrer une entreprise en croissance sur le terrain. Quels ordinateurs sont adaptés ? Ordinateurs de bureau ou ordinateurs portables ? La forme fait-elle une différence ? Qu’en est-il des garanties ? Dans ce bref article, je vais répondre à ces questions concernant les ordinateurs de bureau, fournir un aperçu de haut niveau des options et quelques conseils généraux.

Tout d’abord, il est important de comprendre le besoin de normalisation sur les ordinateurs. À des fins de maintenance, les dépenses administratives augmentent considérablement lorsqu’il s’agit de modèles informatiques très différents. Donc, quelle que soit la direction que vous prenez, respectez-la. Cela ne signifie pas que tout le monde dans votre bureau a exactement le même ordinateur. Cela peut ne pas être approprié (voir ci-dessous). Mais si vous choisissez d’avoir des ordinateurs de bureau, choisissez un modèle de bureau à taille unique. Si vous optez pour un ordinateur portable, optez alors pour un modèle de sol qui répondra aux besoins de chacun. Si quelqu’un dans l’organisation a besoin de matériel spécialisé, faites des achats ponctuels une exception. Cela s’applique aux moniteurs et aux accessoires. Achetez tous les moniteurs 17″ ou 19″ – l’un ou l’autre. Ne confondez pas et faites correspondre les modèles.

Deuxièmement, voulez-vous des ordinateurs portables ou des ordinateurs de bureau ? Avant de commencer, il y a quelques choses que vous devez savoir : Les ordinateurs portables sont plus chers que les ordinateurs de bureau. Les ordinateurs portables sont également généralement “moins puissants” que les ordinateurs de bureau. Je mets cela entre guillemets parce que les ordinateurs portables de la génération actuelle ont plus qu’assez de puissance pour effectuer tous les calculs, sauf les plus intensifs. Cependant, si la puissance est d’une importance primordiale, en particulier la puissance graphique (pour développer des programmes de CAO ou à forte intensité graphique), un ordinateur de bureau peut être la meilleure option. L’avantage évident des ordinateurs portables est leur portabilité. Pour les vendeurs, cette liberté est toujours un must. Cela soulève le point principal du débat ordinateur portable-ordinateur de bureau : l’utilisateur. S’il y a des déplacements, fournissez à cet employé un ordinateur portable. Si l’employé (ou le rôle) est associé à un bureau, ou si les informations sur l’appareil de l’employé doivent rester au bureau (comptabilité, finances, ressources humaines), le bureau peut être le bon choix. Enfin, les ordinateurs portables sont très utiles dans les environnements où il y a beaucoup de collaboration dynamique.

Ensuite, quel est le modèle d’ordinateur portable ou de bureau ? Ce serait peut-être une bonne idée de donner à tout le monde un ordinateur portable géant de 17 pouces qui est bon pour regarder des films et jouer à des jeux, mais si ce n’est pas la mission principale de l’entreprise (ou le rôle du destinataire), ce n’est pas pratique, trop cher et trop délicat. Avouons-le, le matériel de bureau est déposé, traité et généralement traité comme une voiture de location. Bien qu’il ne soit généralement pas nécessaire d’acheter un ordinateur portable “durable”, les “machines de flotte” (équipements de base destinés à un usage commercial) sont conçues pour résister à plus d’abus que le consommateur moyen et les systèmes axés sur le multimédia. Ils sont également conçus pour être plus faciles à réparer et à entretenir, deux points clés pour réduire les frais généraux. Dell et HP ont tous deux des gammes solides de matériel de classe affaires, tout comme de nombreuses autres entreprises. Lorsque vous êtes prêt à acheter, assurez-vous de commander du matériel de qualité professionnelle.

Quatrièmement, lors de l’achat d’un actif à long terme, tel qu’un ordinateur, il faut tenir compte de l’assistance et du service. Pour les ordinateurs, cela est couvert par la garantie. La règle d’or ici est la suivante : supposez que l’ordinateur vous donnera trois ans de service. Dans cet esprit, le choix devient clair : acheter une garantie de trois ans. Si vous ne disposez pas d’une ressource de maintenance informatique en interne, il peut être judicieux d’ajouter une clause « sur place ». Ce service étendu coûte généralement plus cher, mais peut réduire l’impact d’une panne d’ordinateur en faisant intervenir un technicien dans les 24 heures, plutôt que les 5 à 7 jours ouvrables habituels “le renvoyer au fabricant”.

Enfin, la question se pose toujours de savoir s’il faut acheter ou louer. Tout d’abord, un avertissement rapide : je ne suis ni comptable ni expert financier. Chaque propriétaire d’entreprise a une situation financière différente et il doit choisir la bonne option pour lui. Généralement avec les ordinateurs vous voulez dépenser le moins possible car après 3 ans d’amortissement vous vous retrouvez avec un équipement de valeur nulle. Bien que l’équipement puisse être hors livres, il n’a aucune valeur marchande. Oubliez l’idée de vendre de vieux équipements pour acheter de nouveaux équipements – après trois ans, l’industrie a évolué. Compte tenu de cela, il peut être judicieux de louer de l’équipement à de nouvelles entreprises, en particulier aux organisations comptant plus d’une poignée d’employés. Dans le cas d’un bail de 3 ans, le tarif de location le plus bas est conseillé, car toute option d’achat définitive est peu intéressante, là encore, car le matériel sera presque sans valeur au bout de trois ans. Alors sautez l’option d’achat en dollars entiers et optez pour le paiement mensuel le moins cher (souvent la valeur marchande). Lorsque le bail est terminé, il est temps de mettre à niveau.

Équiper une nouvelle entreprise d’ordinateurs coûte cher et doit être fait avec soin. Ici, nous avons couvert certaines des bases pour aider les nouveaux propriétaires d’entreprise à comprendre les choix. Revoir et normaliser une plateforme, et le moins de formulaires possible pour réduire les dépenses administratives. Choisissez des ordinateurs de bureau ou des ordinateurs portables en fonction du type de travail effectué et des déplacements prévus ou non. Lorsque vous choisissez parmi plusieurs modèles d’ordinateurs portables ou de bureau, choisissez toujours parmi les équipements de classe affaires. Lors de l’achat d’un ordinateur de bureau, assurez-vous d’avoir une garantie d’au moins trois ans et envisagez une option “sur site” si vous n’avez pas de fournisseur informatique interne. Enfin, la décision d’acheter ou de louer dépend fortement des finances de l’organisation, mais le crédit-bail en général est une bonne option pour éviter de grosses dépenses en espèces pour des équipements (industriels) sans valeur après trois ans.

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